Een lokale nieuwsredactie krijgt dagelijks tientallen mails binnen. Aankondigingen van jubilea, openingen, sponsorlopen en kampioenschappen strijden om dezelfde paar minuten aandacht van een redacteur die vaak ook nog zelf artikelen moet schrijven. Of jouw bericht wordt geopend, gelezen en gebruikt, hangt minder af van geluk dan je misschien denkt.

Met een paar vaste gewoontes vergroot je de kans flink dat je nieuws daadwerkelijk in de krant of op een nieuwssite belandt. Hieronder lees je hoe je als vereniging of kleine ondernemer een persbericht schrijft dat een redacteur graag oppakt.

Begin bij de onderwerpregel

De onderwerpregel van je mail is je eerste en soms enige kans. Een redacteur scant de inbox en beslist in een paar seconden. Vermijd vage regels als Persbericht of Nieuws van onze club. Schrijf in plaats daarvan in één zin wat er gebeurt, waar en wanneer.

Een sterke onderwerpregel leest bijna als een kop: Voetbalclub opent nieuw clubhuis na drie jaar bouwen zegt meteen waar het over gaat. Zet de plaatsnaam erin als je bericht naar een regionale redactie gaat, zodat duidelijk is dat het lokaal relevant is.

Zet het nieuws in de eerste alinea

Veel mensen beginnen hun persbericht met de geschiedenis van de vereniging of een bedankje aan sponsors. Een redacteur wil echter direct weten wat het nieuws is. Beantwoord in de eerste twee of drie zinnen de vragen wie, wat, waar, wanneer en waarom.

Achtergrond, citaten en details komen daarna. Schrijf zo dat de redactie je bericht van onderaf kan inkorten zonder dat de kern verdwijnt. Dat scheelt hen werk, en werk besparen is precies wat de kans op plaatsing vergroot.

Schrijf als een journalist, niet als een folder

Een persbericht is geen advertentie. Woorden als uniek, fantastisch en het beste aanbod van de regio wekken eerder argwaan dan enthousiasme. Houd het feitelijk en concreet: hoeveel deelnemers, welk bedrag is opgehaald, wat verandert er voor buurtbewoners.

Wil je toch iets van emotie of mening laten zien, gebruik dan een citaat van een betrokkene. Een voorzitter die vertelt waarom het nieuwe clubhuis zo veel voor de jeugd betekent, maakt je bericht levendig zonder dat de tekst zelf reclame wordt. Bekijk eens hoe lokale nieuwssites zoals woerdennieuwsvandaag.nl hun berichten opbouwen; je ziet dan snel welke toon en lengte bij regionaal nieuws passen.

Maak het de redactie makkelijk

Hoe minder een redacteur hoeft na te vragen, hoe beter. Zet de tekst gewoon in de mail en voeg hem eventueel ook als bijlage toe. Lever een of twee goede foto’s mee in een behoorlijke resolutie, met een korte beschrijving van wie erop staan.

Let daarnaast op deze praktische punten:

• Houd het bericht beknopt, liefst onder een A4.
• Vermeld een contactpersoon met telefoonnummer die echt bereikbaar is.
• Noem de juiste namen en functies, correct gespeld.
• Stuur op tijd: een week vooraf voor aankondigingen, dezelfde dag voor verslagen.

Kies het juiste moment en de juiste ontvanger

Timing maakt verschil. Een bericht dat op vrijdagmiddag laat binnenkomt, kan blijven liggen. Probeer je mail aan het begin van de werkdag te versturen en houd rekening met de verschijningsdag van een weekblad.

Zoek daarnaast uit naar wie je het beste kunt mailen. Veel redacties hebben een algemeen adres voor tips, maar soms is er een vaste correspondent voor sport of cultuur. Een persoonlijk gerichte mail valt eerder op dan een bericht aan een lange lijst ontvangers in de cc.

Bouw aan een goede relatie

Wordt je bericht geplaatst, stuur dan gerust een kort bedankje. Wordt het niet gebruikt, blijf dan vriendelijk en probeer het een volgende keer opnieuw met een sterker verhaal. Redacteuren onthouden wie betrouwbare, goed geschreven informatie aanlevert.

Door steeds op dezelfde heldere manier te werken, word je voor de redactie een vaste en prettige bron. Dan wordt je volgende mail misschien wel als eerste geopend, simpelweg omdat ze weten dat er iets bruikbaars in staat.